Системы электронного документооборота

       Документы – это основные информационные ресурсы любой организации. Они обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. Документооборот – это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учёта.

       Современные системы электронного документооборота (СЭД) формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Они являются одновременно конструктивным и универсальным инструментарием, обеспечивающим автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции.

       На сегодняшний день существует широкий выбор систем электронного документооборота и конечному пользователю сложно разобраться в их большом списке. Описания систем довольно схожи и, на первый взгляд, каждая из них удовлетворяет все требования к документообороту, обеспечивает автоматизацию полного цикла обработки документов, предоставляет широкие дополнительные возможности. Но на самом деле, при выборе системы электронного документооборота необходимо оценивать систему по множеству критериев. На наш взгляд, при  выборе СЭД необходимо решить главную задачу – продукт должен быть быстро и легко внедряем, понятен сотрудникам, управляем ИТ-специалистами, позволять адаптировать и модифицировать решение под специфику предприятия.

       Нашими специалистами проводится систематический мониторинг и изучение существующих систем электронного документооборота. Среди множества систем одной из оптимальных нами признана система «DIRECTUM».

ООО ПФК «Промавтоматика» предлагает полный спектр услуг по поставке и комплексному внедрению системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM:

• Проектирование системы – изучение, анализ документооборота, выбор оптимальной конфигурации аппаратного и программного обеспечения;
• Адаптация типовых проектных решений под специфику предприятия, настройка и модификация системы;
• Проведение обучающих семинаров и индивидуальное обучение пользователей;
• Разработка регламентирующей документации по работе с системой;
• Оказание организационно-методической поддержки.

       DIRECTUM – система класса ECM (Enterprise Content Management), обеспечивающая прозрачность управления компанией и повышающая эффективность работы всех ее сотрудников. Она поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное бумажное делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. Организация и контроль деловых процессов на основе workflow, опора на российские стандарты в сфере делопроизводства, постоянное совершенствование технологий и партнерство с ведущими разработчиками и интеграторами гарантируют максимальный эффект от внедрения системы DIRECTUM.

       На базе системы DIRECTUM разработан широкий набор готовых к применению бизнес-решений. Каждое бизнес-решение ориентировано на достижение бизнес-эффекта при решении определенной бизнес-задачи.

ПРЕИМУЩЕСТВА СИСТЕМЫ DIRECTUM

       В основе преимуществ системы DIRECTUM лежит понимание потребностей клиентов. Продуманная идеология системы удачно сочетает в себе широкую функциональность и простые принципы работы:

• Ориентация на повышение эффективности работы всех сотрудников и организации в целом, а не только служб делопроизводства.
• Развитое управление контентом с полноценной поддержкой жизненного цикла, вводом документов из различных источников, преобразованием и хранением документов в различных форматах.
• Наличие средства, упрощающего идентификацию и поиск бумажных документов.
• Наличие бизнес-ориентированного механизма workflow и редактора схем типовых маршрутов, позволяющего моделировать сложные бизнес-процессы на основе расширяемого набора готовых блоков.
• Возможность создания и управления в единой системе хранилищами документов практически неограниченного объема для разного вида контента на протяжении всего жизненного цикла документов.
• Расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей Управление совещаниями, Управление договорами и Управление взаимодействием с клиентами.
• Расширенная реализация механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП) для перехода на электронный документооборот, в том числе с использованием сертифицированных в РФ средств криптозащиты.
• Наличие отработанной технологии внедрения электронного документооборота в различных организациях и библиотеки готовых решений.
• Возможность организации территориально распределенной работы в режиме «off-line» с поддержкой иерархической структуры серверов.
• Наличие двух способов работы пользователей с системой: через desktop-клиента (полноценный Windows-интерфейс) и через веб-клиента (с помощью веб-браузера).
• Возможность организации обмена электронными документами с ЭЦП между разными организациями, даже если они используют разные системы документооборота или не используют их вообще.
• Высокая масштабируемость системы, обеспечивающая работу тысяч пользователей и хранение миллионов различных документов.
• Наличие развитого инструментария (IS-Builder), позволяющего быстро адаптировать систему, интегрировать ее с другими системами, а также собственными силами модифицировать с учетом развития организации.
• Соответствие российским стандартам и нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ).

ЭФФЕКТ ОТ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ DIRECTUM

       Внедрение системы DIRECTUM позволяет получить максимальный эффект от перехода на электронный документооборот при минимальных вложениях в ИТ-инфраструктуру.

       Обеспечение прозрачности бизнес-процессов. Система DIRECTUM позволяет оперативно отслеживать этапы выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность компании абсолютно прозрачной и контролируемой. Кроме того, бизнес-ориентированный механизм workflow включает в себя все необходимые средства для настройки процессов любой сложности. Бизнес-процессы настраиваются силами бизнес-аналитика без привлечения дополнительных специалистов (программистов). Система становится мощным инструментом бизнес-аналитика и позволяет повысить эффективность работы организации.

       Повышение исполнительской дисциплины. По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, система DIRECTUM напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников. Используя возможности системы, руководитель может быть уверен в том, что поставленные перед сотрудниками задачи не будут забыты или не выполнены. По мере необходимости (в конце рабочего дня, рабочей недели, месяца) строятся отчеты с указанием просроченных заданий. На основе отчетов руководитель инициирует мероприятия по анализу причин, исправления негативных последствий, выработке мер для недопущения повторения ситуации. Собрав подробную информацию (на основе фактов) по сотруднику или подразделению, руководитель может применять соответствующие корректирующие меры или воздействия.

       Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников. Использование системы DIRECTUM сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.). Благодаря этому у сотрудников высвобождается время для выполнения ключевых работ, дающих большую отдачу для предприятия. Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов в организации.

       Исключение утечки информации. Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного “бумажного” документооборота, система DIRECTUM обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей. Тексты документов могут быть дополнительно зашифрованы с помощью паролей, либо цифровых сертификатов. Все действия, производимые пользователем над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.

       Наличие необходимой информации “под рукой”. При реализации процесса сканирования и занесения в DIRECTUM всех поступающих документов (в том числе финансовых), руководители получают возможность оперативно получать информацию о необходимости оплаты (отгрузки). В совокупности с быстрым доступом к информации из ERP-системы, руководитель (или его подчиненные сотрудники) может оперативно инициировать процесс оплаты (отгрузки), например рассмотрение и согласование входящих счетов. Сокращение времени на принятие финансовых решений повышает оборачиваемость денежных средств. При возникновении вопросов по поставке (отгрузке) руководитель может в течение секунд обратиться к электронным копиям оригиналов, например в телефонной беседе с контрагентом или руководителем/владельцем бизнеса.

       Максимально эффективное использование ПО, уже установленного в компании. Часть функций “тяжелых” и дорогих ERP-решений могут быть перенесены в DIRECTUM. Например, согласование бюджета, утверждение заявки на финансирование и т.д. Это позволит сократить затраты на расширение рабочих мест “тяжелых” решений за счет использования системы DIRECTUM.

      Рост конкурентных преимуществ. Внедрение системы DIRECTUM напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных “незаменимых” сотрудников.

       На сайте разработчика системы: http://www.directum.ru/ можно подробнее ознакомиться с программным продуктом, условиями лицензирования и обновления, требованиями к оборудованию.

      Мы готовы провести презентацию (в т.ч. посредством веб-доступа) систем электронного документооборота, ответить на интересующие Вас вопросы. Выбор системы электронного документооборота – не простая задача, поэтому опираясь на свой опыт работы в сфере ЕСМ, мы готовы оказать Вам помощь в принятии решения, а в дальнейшем – необходимые услуги по внедрению, независимо от того, на какой системе Вы остановите свой выбор. 

Проекты, завершенные в данной области

Контрагенты

Газпром газораспределение Сыктывкар

ООО “ГазЭнергоСервис-Ухта”

ООО “РН-Северная нефть”

МУ “Управление ЖКХ”

Комитет по управлению имуществом г. Сосногорск

ЗАО “Холдинг-Центр”

Администрация МОГО Ухта

МУП “Ухтаводоканал”